Cognitiv
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Política de privacidad
Última actualización: 26 de septiembre de 2026
Esta política explica cómo tratamos los datos personales cuando visitas cognitiv.so, nos escribes, te das de alta o usas Cognitiv, y qué papel tenemos cuando los agentes de nuestros clientes tratan datos de sus propios clientes. Cognitiv es un servicio para empresas.
1. Quién es el responsable
El responsable del tratamiento es MAJENTIA FORMACION Y DESARROLLO, S.L. («Majentia», «nosotros»), con NIF B27683648 y domicilio en Calle José Enrique Marrero Arquitecto, 21, 35017 Las Palmas de Gran Canaria (Las Palmas), España. Correo de contacto, también para privacidad: hola@cognitiv.so.
No hemos designado un delegado de protección de datos porque, con nuestra actividad actual, no estamos obligados a ello. Cualquier consulta sobre privacidad la atiende el equipo en la dirección anterior.
2. Nuestros dos papeles
- Responsable de los datos de las personas que visitan la web, nos contactan o son usuarias o clientes de Cognitiv (cuentas, facturación, soporte, seguridad y comunicaciones). Las secciones 3 a 11 se refieren a este papel.
- Encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) cuando una empresa cliente usa Cognitiv para que sus agentes atiendan a sus propios clientes, empleados o contactos (por ejemplo, por WhatsApp, Instagram, Messenger, correo o Slack). En ese caso la empresa cliente es la responsable y decide para qué se usan esos datos. Lo explicamos en la sección 4.
3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base jurídica
| Actividad | Datos | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|---|
| Visitas a la web | Dirección IP, navegador, páginas solicitadas, fecha y hora (registros técnicos del servidor y de la red de entrega) | Servir la web, mantenerla segura y detectar abusos | Interés legítimo en la seguridad y el funcionamiento del sitio (art. 6.1.f RGPD) |
| Formulario de contacto y lista de acceso anticipado | Nombre, correo de trabajo, empresa, el proceso que nos describas, idioma y tipo de solicitud. Para limitar abusos, huellas (hash) de la IP y del correo que se guardan solo en memoria durante 10 minutos | Responder a tu solicitud y gestionar tu plaza en el acceso anticipado | Aplicación de medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b) e interés legítimo en evitar abusos del formulario (art. 6.1.f) |
| Alta y cuentas de usuario | Correo, nombre, rol, datos de acceso (enlaces o códigos de acceso, sesiones) e historial del alta | Crear y administrar la cuenta, autenticar y controlar el acceso | Ejecución del contrato o medidas precontractuales (art. 6.1.b) e interés legítimo en la seguridad (art. 6.1.f) |
| Facturación y cobro | Correo de facturación, identificadores de cliente y suscripción de Stripe, importes y estados de pago. Los datos de la tarjeta, la dirección fiscal y el NIF-IVA los recoge Stripe directamente; nosotros no vemos el número de la tarjeta | Cobrar la suscripción, emitir facturas, gestionar impagos y reembolsos, cumplir obligaciones fiscales y contables | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c) |
| Prevención del fraude en el alta y el pago | Huella con clave de la IP, correo normalizado y resultado de los controles antifraude de Stripe | Evitar altas fraudulentas y abusos | Interés legítimo en prevenir el fraude (art. 6.1.f y considerando 47) |
| Soporte | Datos de contacto, descripción de la incidencia y lo que nos envíes (por ejemplo, capturas) | Resolver incidencias y consultas | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Comunicaciones sobre el producto | Nombre y correo | Informar a clientes de novedades del servicio similares a lo contratado | Interés legítimo (art. 6.1.f y art. 21.2 LSSI) para clientes; consentimiento (art. 6.1.a) para el resto. Puedes oponerte en cualquier momento. El formulario de contacto no te suscribe a ningún envío |
| Seguridad de la plataforma y copias de seguridad | IP, agente de usuario, eventos de acceso y registros técnicos; las copias contienen además los datos anteriores | Detectar abusos, auditar accesos, responder a incidentes y poder restaurar el servicio | Interés legítimo (art. 6.1.f) y obligación legal de seguridad (arts. 6.1.c y 32 RGPD) |
Los datos marcados como obligatorios en cada formulario son necesarios para atender tu solicitud o prestar el servicio; si no nos los das, no podremos hacerlo.
4. Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes
Cognitiv permite a una empresa crear agentes de IA que leen y responden mensajes, consultan su conocimiento interno y ejecutan tareas en las herramientas que la empresa conecta. Los datos que esos agentes tratan (conversaciones con los clientes finales de la empresa, adjuntos, documentos, datos de su CRM o de sus sistemas, y las acciones que el agente realiza) son de la empresa cliente, que es la responsable. Nosotros los tratamos como encargado, solo siguiendo sus instrucciones y según el contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD) que firmamos con el cliente antes de tratar datos personales por su cuenta.
- No usamos esos datos para nuestros propios fines, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos de IA.
- Si escribiste a una empresa que usa Cognitiv y quieres ejercer tus derechos, dirígete a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a la empresa y la ayudaremos a responderla.
- Para generar las respuestas, el contenido que el agente necesita se envía a un proveedor de modelos de IA. Hay dos modalidades: (a) Cognitiv aporta el acceso a los modelos (hoy, en los servicios gestionados): el proveedor (Anthropic, OpenAI, Google u OpenRouter, según el que se use) es subencargado nuestro, con su acuerdo de tratamiento de datos y las garantías de transferencia de la sección 8; (b) el cliente usa sus propias claves de API (modalidad self-service): el proveedor lo elige y contrata el cliente, que necesita su propio acuerdo con él, y nosotros solo le enviamos el contenido por instrucción del cliente.
- Los canales y herramientas que el cliente conecta (WhatsApp, Instagram, Messenger, Slack, Telegram, Discord, su correo, Google Workspace, Microsoft 365, su CRM…) son servicios contratados por el cliente. Cada uno trata los datos según sus propias condiciones.
5. Datos de WhatsApp, Instagram y Messenger
Cuando una empresa cliente conecta su cuenta de WhatsApp Business, su cuenta profesional de Instagram o su Página de Facebook a Cognitiv, accedemos, a través de la app de Cognitiv en la plataforma de Meta y sus API oficiales, y solo con los permisos que la empresa concede, a:
- los mensajes que las personas envían a esa empresa y los que la empresa o sus agentes responden, con sus adjuntos;
- los identificadores que Meta facilita de quien escribe (número de teléfono o identificador de WhatsApp, identificador de Instagram o de Página y, cuando Meta lo proporciona, el nombre de perfil);
- metadatos de los mensajes (fecha, hora, estado de entrega y lectura);
- los datos de la cuenta de la empresa necesarios para operar la conexión (identificadores de la cuenta de WhatsApp Business, del número, de la Página o de la cuenta de Instagram, nombre y tokens de acceso).
Usamos esos datos únicamente para que los agentes de la empresa reciban y respondan los mensajes, para mostrar las conversaciones a su equipo en el espacio de trabajo y para derivar la conversación a una persona cuando haga falta. No los usamos para publicidad, no los vendemos, no los compartimos con terceros salvo los proveedores necesarios para prestar el servicio (sección 7) y el proveedor de modelos de IA que genera la respuesta (sección 4), y no los usamos para entrenar ni mejorar modelos de IA.
Se conservan mientras la empresa mantenga la conexión y según la retención que haya configurado; al desconectar el canal o cerrar la cuenta se eliminan como se describe en la sección 9. Meta conserva su propia copia según sus condiciones (por ejemplo, la API de WhatsApp Cloud guarda los mensajes un máximo de 30 días). Cómo pedir la eliminación: eliminación de datos.
6. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
Los agentes de Cognitiv son sistemas de IA y las personas que hablan con uno deben saberlo (art. 50 del Reglamento Europeo de IA). Estamos incorporando a todos los canales un aviso por defecto al inicio de la conversación; mientras tanto, y en todo caso, nuestras condiciones obligan a los clientes a indicarlo, salvo que resulte evidente, y a ofrecer siempre una vía para hablar con una persona.
Nosotros no tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa (art. 22 RGPD). Lo que hace un agente de un cliente lo configura ese cliente, que puede exigir la aprobación de una persona antes de cualquier acción.
7. Con quién compartimos los datos
No vendemos datos personales. Los compartimos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, con contrato de encargo y las garantías que exige el RGPD, y con las autoridades cuando la ley nos obliga.
Cognitiv está en fase piloto: algunos de estos proveedores (el almacenamiento de copias en AWS y Cloudflare R2) se están incorporando ahora. Mantendremos esta lista al día y avisaremos a los clientes de los cambios.
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Servidores donde se alojan la web y el servicio | Alemania y Finlandia (UE) |
| Cloudflare, Inc. | Red de entrega, protección y terminación TLS del tráfico; la demostración descarga una librería de animación de cdnjs (Cloudflare), que recibe tu IP; copia de las copias de seguridad (Cloudflare R2, jurisdicción UE) | Red global; almacenamiento de copias en la UE |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Almacenamiento cifrado de copias de seguridad, de forma temporal mientras completamos el paso a Cloudflare R2 | Región de la UE |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Pagos, suscripciones, facturas y prevención del fraude. Stripe es además responsable independiente para sus propios fines de fraude y cumplimiento | Irlanda, con transferencias a EE. UU. |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Envío de correos del servicio (acceso, invitaciones) y entrega a nuestro buzón de los mensajes del formulario de contacto | EE. UU. |
| Anthropic, OpenAI, Google, OpenRouter (según el que se use) | Modelos de IA que generan las respuestas de los agentes, cuando Cognitiv aporta el acceso a los modelos (sección 4) | EE. UU. y otros países fuera del EEE |
| Proveedor del correo corporativo | Buzón hola@cognitiv.so, donde recibimos las solicitudes y el soporte | Según el proveedor |
| Asesoría contable y fiscal, entidades bancarias | Obligaciones contables y fiscales | España |
Cuando actuamos por cuenta de un cliente, además intervienen los servicios que ese cliente elige y conecta (su proveedor de modelos de IA cuando usa su propia clave, Meta para WhatsApp, Instagram y Messenger, y el resto de canales e integraciones), según la sección 4.
8. Transferencias internacionales
Algunos proveedores están en Estados Unidos o pueden acceder a datos desde allí (Cloudflare, Stripe, Resend y, en el tratamiento por cuenta de clientes, los proveedores de modelos de IA y Meta). En esos casos la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está certificado, o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914), con las medidas complementarias que correspondan. Cuando Cognitiv aporta el acceso a los modelos, somos nosotros quienes tenemos esas garantías con el proveedor; cuando el cliente usa su propia clave, las tiene el cliente. Puedes pedirnos más información o una copia de las garantías en hola@cognitiv.so.
9. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Registros técnicos de la web y de seguridad: el tiempo necesario para la seguridad, normalmente no más de 30 días, salvo que un incidente exija conservarlos más.
- Solicitudes del formulario: mientras gestionamos la solicitud y hasta 12 meses después del último contacto, salvo que pases a ser cliente.
- Cuentas de usuario: mientras la cuenta esté activa. Al cerrarla, el correo del titular de la cuenta se conserva bloqueado durante el plazo de conservación de la facturación.
- Datos de prevención del fraude: el tiempo necesario para esa finalidad.
- Comunicaciones sobre el producto: hasta que te opongas o te des de baja.
- Datos de facturación: 6 años (art. 30 del Código de Comercio), que cubren también los 4 años de la normativa tributaria.
- Soporte: 2 años desde que se cierra la incidencia.
- Datos tratados por cuenta de clientes: los plazos que fije el cliente en su contrato. Al cerrar una cuenta, el cliente dispone de 30 días para exportar sus datos; después se eliminan.
- Copias de seguridad: se renuevan de forma automática. Los datos eliminados dejan de estar en ellas cuando caducan, en un plazo aproximado de 40 días.
Cuando termina un plazo, eliminamos los datos o los anonimizamos. Si una ley nos obliga a conservarlos más tiempo, los mantenemos bloqueados, solo para ese fin.
10. Tus derechos
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar en cualquier momento el consentimiento que nos hayas dado, sin que eso afecte a lo tratado antes. Escríbenos a hola@cognitiv.so indicando qué derecho quieres ejercer. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, podemos pedirte información adicional para confirmarla.
Respondemos en el plazo de un mes, ampliable dos meses más en casos complejos (te avisaremos). Si consideras que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es, C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid) o ante la autoridad de control de tu lugar de residencia.
11. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (art. 32 RGPD), entre ellas: cifrado del tráfico (TLS), separación de los datos de cada cliente, control de acceso con mínimo privilegio, copias de seguridad cifradas y registros de actividad. Ningún sistema es invulnerable; si se produce una violación de seguridad que te afecte, actuaremos y te informaremos según la ley.
12. Menores
Cognitiv es un servicio para empresas y no está dirigido a menores. No recogemos de forma consciente datos de menores de 14 años. Si crees que nos han llegado, escríbenos y los eliminaremos.
14. Cambios en esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Si el cambio es importante, lo avisaremos también a los clientes por correo.